Günümüz rekabetçi iş dünyasında zaman, bireylerin ve işletmelerin en değerli varlıklarından biri haline gelmiştir. Başarılı bir bireyin veya başarılı bir işletmenin zamanı etkin ve verimli bir şekilde yönetmesi şarttır. Sınırlı olan zaman en iyi şekilde değerlendirilerek kaynaklar en verimli bir şekilde kullanılmış ve rekabet avantajı elde edilmiş olacaktır. Zaman yönetimi stratejik bir öneme sahip olduğu için hem bireylerin hem de işletmelerin önceliği olmuştur.
Doğru zaman yönetimi, işletmelerin ve bireylerin zamanlarını en etkin ve verimli şekilde kullanarak hedeflerine ulaşmalarını sağlayan bir stratejidir. Bunun için öncelik belirleme, planlama ve önceden belirlenen hedeflere odaklanma önemlidir. Doğru zaman yönetimi, işlerin öncelik sırasına göre düzenlenmesini ve zamanın israf edilmeden en iyi şekilde kullanılmasını gerektirir. Günlük görevleri düzenlemekten, uzun vadeli hedefler için stratejik planlamaya kadar geniş bir yelpazede uygulanması önemlidir.
Zamanın daha verimli planlanması için kullanılan tekniklerden bir tanesi olan EMATRİS karşımıza çıkar. Eisenhower Matrisi olarak da bilinen bu teknik ABD Başkanlığı yapan Dwight D. Eisenhower'a atfedilen bir verimlilik ve önceliklendirme aracıdır. Zaman verimliliğini yükseltmek için aktif olarak kullanılmaktadır. Bu matris kişilerin ve işletmelerin görevlerini aciliyet ve önemlerine göre sınıflandırmalarına yardımcı olarak zamanlarını daha verimli kullanmalarına imkan verir.
Kişiler ve işletmeler genellikle kısıtlı olan zamanlarında önceliklerini belirlerken zorluk yaşar. İşler nasıl sıralanmalıdır? Öncelikler nasıl belirlenmelidir? Bütün bu sorulara doğru cevabı verebilmek için bir Ematris kullanabiliriz. Bu matris 4 çeyrek alandan oluşmaktadır. Her bir çeyrek alan işleri Önemli-Acil, Önemli- Acil Değil, Önemli Değil-Acil, Önemli Değil-Acil Değil olacak şekilde sınıflandırmamıza yardımcı olur.
- Önemli ve Acil Değil olarak sınıflandırdığımız işler: Çoğunlukla uzun vadeli hedeflere hizmet eden işleri içerir. Önemli olan ancak hemen yapılması gerekecek şekilde bir aciliyeti olmayan görevler bu bölüme alınır. Kişisel gelişiminiz, stratejik projeler ve gelecek planları gibi işler çoğunlukla bu kategoriye girer. İşlerin gerçekleşmesi için bir planlama yapılarak zamana dağıtılabilmektedir.
- Önemli ve Acil olarak sınıflandırdığımız işler: Hemen ele almanız gereken işlerdir. Genellikle acil teslim tarihleri olan işler, aniden ortaya çıkan sorunlar veya acil müşteri talepleri gibi işleri örnek olarak verebiliriz. Bu tip işlerle ilgili hızlı bir planlama yapmak ve aksiyon almak gerekmektedir.
- Önemli Değil ve Acil Değil olarak sınıflandırdığımız işler: Genellikle kaçınılması gereken işleri içerir. Bu tür işleri önemsemek ciddi anlamda zaman ve enerji kaybına sebep olur. Bu işleri mümkün olduğunca elemek veya başka kişilere devretmek genellikle en iyisidir.
- Önemli Değil ve Acil olarak sınıflandırdığımız işler: Hızlı bir şekilde ele alınıp gündemden kalkması gereken işlerdir. Bu tip işler uzun vadede büyük öneme sahip değildir. Hızlı cevaplanması gereken e-postalar, ani toplantılar bu tip iş başlıkları olarak görülebilir.
İlk olarak zor ve önemli görevlere odaklanmak enerjinin önemli bir kısmını doğru noktada kullanmak için önemlidir. Bu işleri yaparken en zinde vakitleri değerlendirmek veya en aktif elemanları kullanmak önemli olan diğer bir konudur.
Kişisel ve kurumsal hedefleri değerlendirirken iş ve özel hayat dengesi korumaya dikkat etmek gerekir. Özel hayat ve iş hayatının dengesinin kurulması, zamanın doğru bir şekilde dağıtılmasını ve gereksiz stresin önlenmesini sağlar. Eisenhower Matrisini kullanırken hangi görevlere odaklanılacağına dair sağlam bir temel oluşturur ve zamanın en iyi şekilde kullanılmasını sağlar. Bu becerilerin geliştirilmesi hem iş hem de kişisel hayatta başarıyı artırırken stresi azaltır.
İşlerin arasında enerji toplamak için düzenli aralar verilerek zindelik korunmaya çalışılmalıdır. Ne zaman duracaksın ne zaman çalışacaksın buna karar vermek acil ve önemlilik durumu dengeli kullanmak için önemlidir. Daha çok iş yapma ve işleri başarma imkânı ortaya çıkacaktır. Stres yönetiminde başarılı sonuçlar alınacaktır. Öncelikler net bir şekilde ortaya çıkacak, zamanını iyi yöneteceği kanaati belirginleşecek ve kişi örnek bir yönetici olacaktır. Özellikle TKY (toplam kalite yönetimi)’nin önemli bir kuralı olan “yazdığınızı yapınız ve yaptığınızı yazınız” ı hayata geçirmek için önemli bir adım atılmış olacaktır.
Bu çalışmayı yaparken çeşitli zorluklarla karşılaşmak mümkündür. İşlerin sınıflandırma zorluğu veya yanlış sınıflandırma, acil işlere daha fazla odaklanma, acil işlerde zaman ve enerjiyi fazla harcama eğilimi, kesintiye uğrama, konsantrasyon eksiklikleri ile karşılaşma gibi. Eğer bu riskleri doğru bir şekilde yönetebilirseniz zamanınızı iyi bir şekilde yönetebileceğiniz kanaatindeyiz.
Google, Microsoft, Toyota ve IBM gibi büyük firmalar zaman yönetimi uygulamalarının değişik versiyonlarını çalışanlarına uygulamaktadır. Biz de uygulayarak kendimizi veya şirketimizi lider seviyesine taşıyabiliriz.
Aşağıda örnek bir Eisenhower Matrisi sizlerle paylaşıyorum. Sizde kendiniz veya şirketiniz için uygulayabilirsiniz. Aldığınız verimli sonuçları mail olarak benimle de paylaşırsanız çok memnun olurum.
“Zaman yönetimi, başarının anahtarıdır. Çünkü zamanı yöneten her şeyi yönetebilir."
FACEBOOK YORUMLAR