Kobi ve Aile Şirketlerin İçin İnsan Kaynakları Uygulamaları-6 ( Performans Yönetimi )

Kurumsallaşma süreçlerinde yapısal dönüşümünü tamamlayan şirketlerde, öncelikle insan kaynakları departmanları kurulur ve faaliyetlerine başlar. Farklı departmanlarda bulunan insan kaynakları fonksiyonları bir çatı altında toparlanarak işletmelerin faydasına uygulamaları işler hale getirirler. Personel seçme yerleştirme, oryantasyon, eğitim planlama çalışmaları derken konu çalışanların performanslarını yönetmeye veya arttırmaya gelir.
Öncelikle performansların yönetilmesi için ölçülmesi gerekir. İşletmelerde klasik ve modern teknikler kullanılarak personelin performansı ölçülmektedir. Daha çok klasik ölçümleme yöntemi olarak satış veya müşteri bazlı bir performans yönetim uygulaması veya takibi vardır. Bu yönetimin yerine bu yazımda modern performans uygulamalarından bahsedeceğim.
2000’lerin başından itibaren ülkemizde yaygınlaşan insan kaynakları departmanları, personel müdürlüğünün bir dönüşümü olarak karşımıza çıkmaktadır. Modern insan kaynakları uygulamalarının en belirgin özelliği artık işletmelerde bir performans sistemi kurulmasıyla tamamlanmış olacaktır.
Modern bir performans uygulaması bir işletmede yapılmaya başlamadan önce bir yazılımın kullanılması için personel sayısının 100 civarında olması önemlidir. Daha küçük şirketlerde departman bazlı manuelde yapılabilir. Bu sürecin kurgulanması için performans eğitimi verilerek personelin hazır oluşları ve oryantasyonları tamamlanmalıdır. Performans uygulamasının işletmeye  ve tüm çalışanlara faydaları etraflıca anlatılmalıdır.
Performans uygulamaları çalışan verimliliğini ölçerken, verimliliği arttırmak için yapılacak çalışmalarda işletme yönetimini de en objektif şekilde yönlendirmektedir. İyi bir eğitim ihtiyaç analiz çalışması da olan, performans ölçümlemeleri işletmelerde yılda 3’er kez 4’er arayla uygulanmalıdır. Performans uygulaması yapılması için aşağıdaki basamaklar sırasıyla takip edilmelidir. İlk bir-iki uygulama sonuçları performans uygulamalarına alışmaları için çalışanları eğitmek amaçlı kullanılmalı ve sonuçları çalışanlarla paylaşılmamalıdır.
Öncelikle performans nedir ve neden bu ölçümlemelerin yapılması gerektiği tüm ekibe kavratılmalıdır. Sonrasında kriterlerin belirlenmesi için bir kriter havuzu oluşturulmalı ve ona göre sorular hazırlanmalıdır. Devamında kimin kimi değerlendireceği belirlenmelidir. 360 derece performans ölçümlemesi yapılması için astlar üstlerini, üstler astlarını ve yataydaki yöneticiler de birbirini değerlendirmelidir. Değerlendirici hatalarını da ortadan kaldırmak için; aşırı iyimserlik, aşırı kötümserlik hatalarını ortadan kaldıracak bir ölçme veya yazılım alt yapısı kullanılmalıdır. Ortalama yığılmayı engellemek için uygulayıcılar eğitilmeli ve kullanılan teknik veya yazılım bunu ortadan kaldırmalıdır.
Performans uygulamaları sonucunda elde edilecek verilerle ışığından, çalışanlarla 2’şer aylık periyotlarda, çalışan performans görüşmesi yapılmalıdır. Kariyer planlama süreçlerinde de ikinci uygulamadan sonra aktif olarak kullanılmalıdır. Bunun yanı sıra yukarıda da bahsettiğim gibi eğitim ihtiyaç analiz çalışmalarında da  kullanılmalıdır. Kime hangi eğitim, hangi amaçla verileceği belirlenmiş olacaktır. Çalışanların subjektif değerlendirmelerinin de önüne geçilmiş olacaktır. Bir çalışanı çok sayıda kişi değerlendirdiğinde elde edilen veriler daha sağlıklı bir şekilde işletmelerde kullanılacaktır.
Tüm işletmelerde bir çalışan değerlendirmesi yapılmaktadır. Buna göre performans uygulamaları, işe yeni personel alınırken, eski personelin maaş artışı, prim artışı, yan hakların artışı belirlenirken, bir kariyer planlaması da yapılırken kullanılmalıdır. Birçok defa yapılan performans uygulamasının sonucunda gerekli eğitimler ve bireysel performans görüşmelerinde de sonuç alınmazsa personelin işten çıkarılma süreçlerinde de performans uygulamaları kullanılmaktadır.
Ulusal büyük şirketlerde 360 derece performans uygulamasına bireysel değerlendirmelerin yanına satış rakamları, mesai takip çizelgeleri, müşteri puanlamaları da eklenerek etraflıca bir veri analizi yapılarak çalışan verimliliği arttırabilir.
Kurumsallaşma süreçlerinin önemli adımlarında olan insan kaynakları süreçlerinin, yapılanmasının en son ve en önemli halkalarında biri olan performans yönetim uygulamalarında çok sayıda data kullanılacağı için iyi bir yazılımla çalışılmalı ancak değerlendirici hatalarını gidermek için iyi bir eğitim yapılarak, sağlam kriter havuzu oluşturularak, şirkete özel bir çalışma yapılmalıdır. Farklı şirketlerde uygulanan çalışmaların bir başka şirkete bire bir uygulanmamalıdır.  
İşletme sahiplerinin performans sistemi sağlıklı bir şekilde uygulayabilmeleri için, insan kaynakları stratejik planına bu çalışmayı da eklemelerini ısrarla öneriyor ve performans uygulamalarında tüm işletmeleri başarılar diliyorum.
Dr. Abdulrezzak ÇİL
Yönetim Danışmanı ve Yönetici Koçu
İnsan Kaynakları Uzmanı
[email protected]