Aile Şirketlerinde Kurullar ve İşletmelere Katkıları

Ülkemizde ve dünyada aile şirketlerinin oranlarının yüksek olması (Dünya Ort.%90) gelende işletme yönetimi üzerine yazı kaleme alan biz endüstri psikologlarının bu alanda daha çok çalışma yapması ihtiyacını doğurmaktadır. Aile şirketlerinin kurumsallaşmasını sağlayan önemli basamaklardan bir tanesi de şirket içinde kurulları oluşturmak ve bu kurulların işlemesini sağlanmaktır. Büyük, orta ve küçük ölçekli şirketler kurumsallaşma aşamasında kurulların yapılandırılmasını ve işleyişinin planlanmasını stratejik planlarına ilk sırada eklemelidir.
Özellikle büyük ve kurumsal yapıda olan aile şirketlerinde, yönetim ve işleyişin etkin ve düzenli bir şekilde sürdürülebilmesi için çeşitli kurulların kurulması önemlidir. Tipik bir kurumsal aile şirketinde bulunabilecek bazı temel kurullar ve etkinlikleri şunlardır:
Yönetim Kurulu (Board of Directors): Bu kurul şirketin stratejik yönünü belirler, önemli kararları alır ve genel denetim görevini üstlenir. CEO ve üst düzey yöneticilerin performansını değerlendirir. Genellikle aile şirketlerinde işleyişlerinin icra kurulu ile iç içe geçtiği durumlarla karşılaşılmaktadır. Şirketti geleceğine yönelin etkili kararların alınabilmesi için bu iki kurul birbirinden ayrılmalıdır. CEO’nun icra kurulunu temsilen yönetim kuruluna katılması uygun olabilir. Yönetim kurulu, kurumun kısa, orta ve uzun vadeli stratejik planlarının kurgulandığı bir yapı olarak sistemde yerini almalıdır. Yönetim kurulunda, ortakları temsilen bir üye, icra kurulunu temsilen bir üye ve profesyonel bakışa sahip bir üye bulunması yerinde olacaktır. İcra kurulunu oluşturan üyelerin değişik periyotlarda yönetim kuruluna raporlama yaptıkları bir işleyişe sahip olmalıdır. Gündelik operasyonel işler tamamen icra kuruluna devredilmelidir. Yönetim kurulu yılda 6, 4 veya üç kez den az toplanmamalıdır. Bu kurul alınan stratejik kararların uygulanma süreçlerini takip etmeli ve stratejileri yenileyebilecek yetkinlikte olmalıdır.
İcra Kurulu (Executive Committee): Bu kurul şirketin günlük operasyonlarını yürütür. Yönetim kurulu tarafından belirlenen stratejilerin şirket içerisinde uygulanmasını sağlar. İcra kuruluna CEO başkanlık eder. Ayrıca kurulda birim koordinatörleri, genel müdürler ve genel müdür yardımcıları bulunmalıdır. Operasyonel süreçlerin tamamı şeffaf bir biçimde ele alınmalı ve uygulama süreçlerinde karşılaşılan sorunlar hemen ele alınarak sonuca bağlanmalıdır. Bu kurul hafta da bir veya en kötü ihtimalle on beş günde bir toplanmalıdır. Kurulun aldığı kararlar ve uygulama süreçlerinde elde ettiği veriler iki ayda bir yönetim kuruluna CEO tarafından raporlanmalıdır. İcra kurulu, işleyişi yönetim kuruluyla senkronize bir şekilde yürütmelidir. Yönetim kurulu tarafından icra kurulunun sınırları net bir şekilde belirlenmeli ve bazı konularda inisiyatif almasına müsaade edilmelidir. Bu kurul tarafından stratejik kararların uygulayıcısı oldukları iliklerine kadar hissedilmelidir. İcra kurullarında departman bazlı bir yapılanmanın olması işleyişi sağlıklı hale getirecektir. Yönetim ve organizasyon şeması netleşmiş aile şirketlerinde ve kurumsallaşmış şirketlerde görev dağılımları yapılmıştır. Görev dağılımları çerçevesinde yetki ve sorumluluklar belirlenmiştir. Her icra kurulu üyesi yetki ve sorumluluklarını bilmeli ve CEO’ya karşı kendini sorumlu hissetmelidir. Yönetim kurulu şirketin beyni ise, icra kurulu da şirketin kalbidir. Adeta tüm organlarına kanı pompalar ve işleyişin sürekliliğini sağlar.
Denetim Kurulu (Audit Committee): Bu kurul şirketin mali raporlarını ve denetim süreçlerini gözden geçirir. İç ve dış denetimlerle ilgili süreçleri yönetir. İşletmede herhangi bir denetim yapısı oluşturulmamışsa şirketin durumunu görme imkânı olmayacaktır. Denetim kurulu bu süreci iç denetici bir ekiple yürütebileceği gibi dış deneticilerden destek alarak da yürütebilir. Özellikle düzenli yapılan finansal denetim şirketin finansal yapısını güçlendirecektir. Bunun yanında tüm departmanlarda belli aralıklarla belirlenen kriterler doğrultusunda denetlenmelidir. Zaman içinde birim içerisinde çalışanlarda oluşması muhtemel işletme körlüğüne fırsat verilmemelidir. Her birimde olduğu gibi insan kaynakları süreçleri denetlenerek süreçlerin iyileştirilmesine yönelik reçeteler sunulmalı, satın alma süreçleri denetlenerek alırken kazanma planlamasının yapılması sağlanmalı, yönetim organizasyon süreçleri denetlenerek iç işleyişin keyfilikten uzak kurumsallaşması sağlanmış bir şekilde işleyişi devam ettirilmelidir. Denetim yapısı oluşturulması gereken birimler şirketin sektörüne göre değişiklik gösterebilmektedir. Üretim firması ile pazarlama firmasında denetim mekanizması oluşturulması gereken yapılarda farklılıklar olacaktır.  
Risk Yönetimi Kurulu (Risk Management Committee): Bu kurul şirketin karşılaşabileceği finansal, operasyonel ve stratejik riskleri belirler ve bu risklerin yönetilmesi için stratejiler geliştirir. Bu kurulun işletmeye katacaklarını önemseyen yönetim kurulu, risk yönetim kurulunun raporlarını üçer aylık dilimler halinde ele alarak önleyici çalışmalar yapmalıdır. Enflasyonist ekonomilerde ve risk altındaki ekonomik yapılarda olmazsa olmaz olan bu kurul profesyonellerden oluşmalı ve şirkete iç işleyişinden etkilenmeden raporlar sunabilmelidir. Riskleri önceden öngörebilen aile şirketleri rakiplerine ve sektörde bulunan diğer firmalara oranla daha avantajlı hale gelmektedir. Önleyici sağlık hizmeti gibi düşünerek şirketin ve piyasaların sürekli analizi yapılarak raporlanmalıdır.  
Kurumsal Yönetim Kurulu (Corporate Governance Committee): Bu kurul şirketin kurumsal yönetim ilkelerine uygunluğunu sağlar. Yönetim kurulu ile hissedarlar arasındaki ilişkileri düzenler. Yönetim kurulu ile hissedarlar arasındaki ilişkilerin sağlıklı olması hissedarların kendilerini güvende hissetmelerini sağlayacaktır. Hissedarlar değişik periyotlarda şirket ile ilgili bilgilere bu kurulun raporlarıyla ulaşabilirler. Hissedarların en az altı ayda bir bilgilendirilmesi şirkete ve şirketin işleyişine güven duymalarını sağlayacaktır.  
Ücretlendirme ve Atama Kurulu (Compensation and Nomination Committee): Bu kurul yönetim kurulu üyeleri ve üst düzey yöneticilerin ücretlendirme politikalarını belirler. Yönetim kuruluna üye olarak veya diğer önemli pozisyonlar için adayları belirler. Şirket içinde üst düzey pozisyonlara yetkinlik bazlı atamaların veya görevlendirmelerin sağlanması içi iyi bir insan kaynakları stratejisi oluşturur. Daha kaliteli ve yetişmiş insan kaynağı ile çalışmak bu kurulun ana hedefi olmalıdır. Aynı zamanda yetkinlik bazlı insan kaynağına ulaşabilmek için şirket ücretlendirme politikasını yerelden çıkararak bölgesel veya ulusal bir marka olma planının bir adımı olarak görür. İnsan kaynakları stratejileri yazılı hale getirilerek tüm kurullara bunun iletilmesi sağlanmalıdır. Tüm kurullarda sağlanacak ortak duruş İK verimliğini arttıracaktır.
Sürdürülebilirlik ve Sosyal Sorumluluk Kurulu (Sustainability and Corporate Social Responsibility Committee): Şirketin çevresel, sosyal ve yönetişim hedeflerini belirler ve bu hedeflere ulaşılmasını sağlar. Şirketin tüm sosyal sorumluluk projelerini değerlendirir ve yürütür. Sosyal sorumluluk projeleri, şirketin kurumsal imajını bölgesel anlamda ciddi anlamda yukarıya taşıyacaktır. Sürdürülebilir ve verimliliği yüksek projeleri destekleyerek yapılan çalışmalar takip edilmelidir. Gerekirse bir vakıf çatısı altında sosyal sorumluluk çalışmaları bir formasyona büründürülmelidir. Yapılacak çalışmanın hedef kitlesi ve içeriği netleştirilmelidir. Böylece yapılan çalışmanın ölçümlenmesi ve sürdürülebilirliği sağlanmış olur. Şirket sahiplerinin bireysel inisiyatifi ile değil de kurumsal kurallar çerçevesinde vakıf senedinde yazılı olan kurallara göre hareket edilmiş olur.
Bilgi Teknolojileri Kurulu (IT Committee): Şirketin bilgi teknolojileri stratejilerini ve politikalarını belirler. Aynı zamanda dijital dönüşüm süreçlerini destekler ve denetler. Dijital dönüşüm, işletmelerin sektörel olarak rekabet edebilecekleri pozisyona ulaşmalarını sağlar. Bu dönüşümü sağlayamayan işletmelerin karlılık oranları düşebileceği gibi şirket içi sağlıklı veri ve kayıtların oluşması da sağlanamayacaktır. Muhasebe ve finans süreçlerinden satın alma süreçlerine, insan kaynakları süreçlerinden pazarlama süreçlerine kadar bir stratejik plan çerçevesinde ölçümleme yapılabilecek dijitalleşme sağlanmalıdır. Dijitalleşme aciliyete göre planlanarak bir stratejik plan çerçevesinde yapılmalıdır.
Disiplin Kurulu (Disciplinary Committee): Bu kurul şirket içinde disiplin kurallarının uygulanmasını denetler. Disiplinle ilgili konularda gerekli kararları alır. Kuruma özgü kuralların olduğu şirket kurumsal el kitapçığı oluşturulur. Şirketin çalışanlarına karşı sorumlulukları, çalışanların şirkete karşı sorumlulukları ve gerekli yaptırımlar netleştirilerek tüm paydaşlarla paylaşılır. Çalışan oryantasyon eğitimlerinde bu konu detayları ile ele alınır. Kişisel uygulamalara izin verilmeden gerekli kurallar işletilmeli ve disiplin oluşturulmalıdır. Şirket disiplininin olmadığı bir yerde kurumsal kültürden bahsetmek söz konusu değildir. İç işleyişi sağlayacak kurallar yasalar, kanunlar ve insan hakları ile desteklenmelidir.
Yukarıda bahsettiğim kurullar işletmenin organları gibidir. Her organ kendi işleyişiyle organizmaya katkı üretir. Bu organların iyi bir şekilde işlemesi Yönetim kurulu ile İcra kurulu arasındaki uyuma bağlıdır. Kurulların varlığı işletmenin kurumsallaşma sürecini oluşturduğunu göstermektedir. Aile şirketleri; bu kurullara ne gerek var! diye bakmamalı ve işletmelerini kurumsal bir yapıya dönüştürmek için iç ve dış kaynakları birlikte kullanarak bu süreci kalıcı hale getirmelidir. Sizin şirketinizde bu kurullardan hangileri var ve işleyişlerinin şirketinize katkısını bizimle paylaşır mısınız?