SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK GARANTİSİ
Ülkemizde ve dünyada şirketlerin çok önemli bir kısmı aile şirketlerinden oluşmaktadır. İşletme yönetiminde iş ve ilişki süreçlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için toplantı ve zaman yönetimi çok önemlidir ve ciddi bir şekilde planlanmalıdır. Düzenli bir toplantı planı yapıp uygulayabilen aile şirketleri sürdürülebilir bir başarı ortaya koyabilmektedir. İç işleyişi ve iş akış süreçleri iyi kurgulanmış firmalarda toplantı yönetiminin sürdürülebilir olmaya yapacağı katkı gerçekten çok önemlidir.
Toplantı yönetimi üzerine yapılan çalışmalarda öne çıkan üç önemli başlık öne çıkmaktadır:
- Toplantıda zaman yönetimi
- Toplantıda ilişki yönetimi ve
- Toplantıda bilgi yönetimi.
İşletmelerin özellikle yönetim ve icra kurulları on beş günde bir mutlaka toplantı yapmalıdır. Yapacakları ara toplantılarla da on beş günde bir yaptıkları toplantının verimini artırmak için çaba sarf etmelidir.
Bir toplantı yapmadan önce hazırlıkların yapılması toplantı verimliliği açısından önemlidir. Toplantının verimli geçmesi için toplantı öncesi, toplantı anı ve sonrası moderatör tarafından çok iyi planlanmalıdır. Toplantıların üç aşamalı olarak planlamasının yapılmasının işletme yönetimine çok ciddi fayda sağladığı gözlenmiştir.
Birinci aşama: Toplantı öncesi
Toplantının yeri ve zamanı çok iyi planlamalıdır. Nerede yapılacak? Kaçta başlayacak? Kaçta bitecek? Sorularının cevapları katılımcılar tarafından net olarak bilinmelidir. Moderatör tarafından toplantı gündemleri belirlenmeli ve katılımcılar ile paylaşılmalıdır. Gündemleri hazır ve katılımcılarla paylaşılmış olan toplantıya, katılımcıların hazırlıklı gelmeleri sağlanmış olacaktır. Katılımcıların eklemek istedikleri gündemler varsa yapacakları paylaşımlar dikkate alınarak toplantı gündemlerine eklenmelidir. Ayrıca bir önceki toplantıda alınan uygulama kararlarının takipleri tamamlanarak süreç takibi sonlandırılacak veya devam eden başlıklar tekrar incelenmelidir. Sadece moderatör değil tüm katılımcılar gündem maddeleri ile ilgili hazırlık yaparak toplantıya katılım sağlamalıdır. Katılımcılar özellikle kendilerini ilgilendiren gündem başlıkları ile ilgili tüm görevlerini yerine getirip özellikle destek gerektiren konular varsa taleplerini netleştirmiş olarak gelmelidir.
İkinci aşama: Toplantı anı
Toplantı başkanı veya moderatör yönetiminde gerçekleştirilmesi önemlidir. Toplantı anı bir toplantı için önemli bir zaman dilimidir. Ülkemizde ayak üstü gündem işleme, bu gündemlerin takip edilmemesi ve yazılı kültürün oluşmaması toplantıların önündeki en önemli engeldir. Bir toplantıda öncelikle yazılı kültür ve toplantı anının verimli yönetilmesi kurumsal kimliğin ve kurumsal kültürün oluşması için gerekli bir aşamadır. Toplantılar gündemlerin en sağlıklı işleneceği mekanlardır. Alınan kararların en sağlıklı takip edileceği zamanlardır. Her toplantının bir sekreteryası mutlaka belirlenmelidir. Çoğu zaman toplantı yapan birimlerin sekreteryası sabit bir kişi olmaktadır. Toplantı sırasında konuşulan gündemlerle ilgili gerekli notları alır ve sonrasında toplantı tutanağını yazılı hale getirerek tüm katılımcılara ulaşmasını sağlar. Toplantı anında alınacak notların toplam katile yönetiminin en önemli ilkesi ve kurumsallaşmanın önemli bir basamağı olan “Yaptığınızı Yazınız, Yazdığınızı Yapınız” ilkesinin hayata geçmesi için önemli bir fırsat olduğu unutulmamalıdır.
Toplantının moderatörü verimli bir toplantı geçirilmesinde ne kadar sorumluluk sahibi ise tüm katılımcılarda bu konuda sorumludur. Toplantı öncesinde ilgili gündem ile hazırlık yapılması toplantı sırasında katılım oranını artıracaktır. Katılımcılara belli bir süre söz verilmesi, diğer katılımcılar tarafından dinlenmesi, verilen süreye riayet edilmesi ve konuşmacının sözüne nasıl katkı üretileceğini yönetilmesi toplantı anı için oldukça önemlidir. Toplantı esnasında Başkan/Moderatör kişilerin zamanlarını etkili olarak kullanmalarını sağlarken diğer kişilerin aynı zamanda konuşmalarını da engellemelidir. Alınan kararların uygulanma süreçleri takip edilmeli ve sorumluluk alanları hakkında katılımcıların bilgi vermelerine fırsat tanınmalıdır. Toplantı anında ikili çatışmaların ve karşılıklı tartışmaların olmamasına tüm üyeler dikkat etmelidir. Geçmişte yaşanmış olan olumsuzluklara dönülmemesine dikkat edilmelidir. Huzurlu bir ortamda şirket faydasına odaklanılmış olarak geçen toplantıların verimliliği yüksek olacaktır.
Üçüncü aşama: Toplantı sonrası
Sekreterya tarafından yazılı hale getirilen toplantı notları ve alınan kararlar tüm katılımcılarla paylaşılmalıdır. Her bir katılımcı kendi görev alanı ile ilgili çalışmalarına hemen başlamalıdır. Bir sonraki toplantı öncesindeki son güne bırakılan gündemlerin takibi her zaman kaliteyi düşürecektir. Gündemler ile ilgili sorumluların vaktinde ilgilenip ilgilenmediğini toplantı başkanı/moderatör ara kontroller yaparak takip etmelidir. Sonraki toplantılarda katılımcılar net bilgi verecek şekilde tüm hazırlıklarını yapmalıdır. Sonuçlar ve sayısal veriler netleştirilmelidir. Gerekirse sonraki toplantı için ilgili birime özel yazılı materyal veya sunum hazırlanarak diğer katılımcılar ile paylaşılmalıdır.
Toplantılar Nedir? Ne değildir?
Toplantılar demokratik ortamlardır, otoriter ortamlar değildir. Toplantılar iş stresini azaltmak için vardır artırmak için değildir. Toplantılar problemlerin konuşulduğu ve çözüm üretilen ortamlardır. Problem çıkarma veya var olan problemleri köpürtme yeri değildir. Toplantılar sakinliğin önce çıktığı ortamlardır. Her katılımcının paylaşım yaptığı ortamlardır. Egoların çarpıştırıldığı ortamlar değildir.
Bu haftaki yazımı bir soru ile bitireyim. Sizin aile işletmenizde düzenli bir toplantı sistematiği var mı? Varsa bunu nasıl kurguluyor ve yönetiyorsunuz? Bahsi geçen sorunlarla karşılaşıyor musunuz? Karşılaşıyorsanız nasıl çözüm üretiyorsunuz?
Tüm aile şirketi üyelerine verimli toplantılar ile sürdürülebilir bir işletme için yol alınan bir hafta dilerim.
FACEBOOK YORUMLAR